Juridische informatie
CustomMarkers.eu gebruikt persoonsgegevens alleen voor duidelijke zakelijke doeleinden, zoals het maken van een ontwerp en offerte, het uitvoeren van een bestelling en het verlenen van service.
CustomMarkers.eu is een Nederlandse eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 58135472. Het btw-identificatienummer is NL001449383B89. Voor algemene vragen, privacyverzoeken en klachten kan contact worden opgenomen via info@custommarkers.eu.
CustomMarkers.eu is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website, configurator, e-mail en zakelijke orderafhandeling worden verwerkt.
De website is bedoeld voor zakelijke klanten. We kunnen de naam en contactgegevens van een contactpersoon, bedrijfs- of organisatienaam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres, land, KvK-nummer, btw-nummer en correspondentie verwerken.
Bij een aanvraag of bestelling verwerken we daarnaast de gekozen Sharpie, aantallen, kleuren, PMS-gegevens, opmerkingen, prijsgegevens, aangeleverde logo’s, ontwerpinstellingen, mockups, previewvideo’s, goedkeuringen, offertes, facturen, betalingsstatus, productiedocumenten, verzending, tracking en eventuele klachten.
Voor beveiliging en controle kunnen we beperkte technische gegevens vastleggen, zoals tijdstippen, sessiegegevens, IP-adressen wanneer dat noodzakelijk is, bestandscontroles, statuswijzigingen en beheeracties. Wachtwoorden worden uitsluitend gehasht opgeslagen en zijn niet leesbaar voor CustomMarkers.
De meeste gegevens ontvangen we rechtstreeks van de klant via de website, configurator, e-mail, offerteacceptatie of andere zakelijke communicatie. Een bevoegde medewerker kan een telefonische, schriftelijke of bestaande aanvraag ook handmatig in het klantdossier vastleggen.
Voor btw-controle kunnen ondernemingsgegevens via VIES worden gecontroleerd. Verzendstatussen kunnen van een vervoerder komen en betaal- of offertestatussen van de financiële administratie. Wanneer gegevens uit een andere bron komen, gebruiken we alleen wat noodzakelijk is voor de betreffende aanvraag of bestelling.
We verwerken gegevens om een aanvraag te beantwoorden, een ontwerp en prijs te berekenen, een concept te bewaren, een offerte op te stellen en na acceptatie de overeenkomst uit te voeren. Daaronder vallen betaling, productie, kwaliteitscontrole, levering, service, klachten en een herhaalbestelling.
De grondslag is afhankelijk van het doel: het nemen van stappen vóór een overeenkomst, uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan wettelijke administratie-, belasting-, btw- en douaneverplichtingen, of een gerechtvaardigd belang bij beveiliging, fraudepreventie, dossierbeheer en bedrijfsvoering.
Na een afgeronde zakelijke bestelling kan CustomMarkers vanuit de bestaande klantrelatie maximaal één reviewverzoek en twee herinneringen voor een mogelijke herhaalbestelling van vergelijkbare producten sturen. De klant kan hier bij de aanvraag, via iedere mail of rechtstreeks bij CustomMarkers eenvoudig bezwaar tegen maken. Voor andere marketing, publicatie van een review of openbaar gebruik van een klantnaam of klantlogo vragen we waar nodig afzonderlijke toestemming.
In het formulier staat welke gegevens verplicht zijn. Zonder noodzakelijke contact-, bedrijfs-, ontwerp-, factuur- of aflevergegevens kunnen we mogelijk geen juiste offerte maken of bestelling uitvoeren. Optionele gegevens hoeven niet te worden verstrekt.
Een btw-nummer is alleen nodig wanneer de klant een btw-behandeling wil toepassen waarvoor een geldig nummer vereist is. Een KvK-nummer blijft optioneel wanneer dat voor de betreffende organisatie of aanvraag niet nodig is.
We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is. Mogelijke ontvangers zijn de hosting- en e-mailprovider, Moneybird voor contacten, offertes en facturen, beveiligde dossieropslag, de producent of leverancier, btw-validatiediensten en vervoerders zoals PostNL.
De leverancier ontvangt alleen noodzakelijke productiegegevens, zoals product, aantal, kleuren, goedgekeurde bestanden en de CustomMarkers-referentie. Het klantafleveradres wordt niet standaard aan de Amerikaanse producent verstrekt, omdat de goederen eerst naar CustomMarkers worden verzonden.
Dienstverleners mogen gegevens alleen gebruiken voor de afgesproken taak. Waar vereist worden afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid, bewaartermijnen en verwijdering vastgelegd.
De producent van de bedrukte Sharpies is gevestigd in de Verenigde Staten. Daardoor kunnen het goedgekeurde ontwerp en de noodzakelijke productiegegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. CustomMarkers deelt daarbij niet meer klantgegevens dan noodzakelijk.
Ook andere dienstverleners kunnen buiten de EER gevestigd zijn of daar ondersteuning bieden. We beoordelen de locatie, noodzaak en passende waarborgen en passen waar vereist een geldige doorgiftegrond toe.
Een onvoltooid configuratorconcept wordt maximaal acht dagen na de laatste activiteit bewaard. Een definitief ingediende aanvraag waaruit geen bestelling volgt, wordt maximaal zes maanden na de laatste activiteit bewaard.
Logo’s en werkbestanden van een uitgevoerde bestelling worden twee jaar na levering bewaard voor service en een mogelijke herhaalbestelling. Een nieuwe bestelling start voor het actuele dossier een nieuwe termijn van twee jaar. Definitieve mockups, goedkeuringsbewijzen en noodzakelijke contract-, order-, financiële en VIES-documenten worden zeven jaar bewaard.
Gewone trackinginformatie wordt twee jaar bewaard. Claims en kwaliteitsdossiers worden zeven jaar na afsluiting bewaard. Gewone beveiligingslogs worden twaalf maanden bewaard en kritieke beheer- en wijzigingsregistraties maximaal vierentwintig maanden. E-mailpreview-inhoud wordt afhankelijk van de verzendstatus dertig of negentig dagen bewaard; minimale metadata maximaal vierentwintig maanden.
Een gepubliceerde review kan blijven staan zolang deze actueel is. Het bewijs van toestemming blijft tijdens publicatie en vijf jaar na verwijdering bewaard. Een wettelijke verplichting, actieve claim, geschil of beveiligingsincident kan een normale verwijdertermijn tijdelijk verlengen voor zover dat aantoonbaar noodzakelijk is.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beperkte beheerrechten, persoonlijke accounts, tweestapsverificatie, versleutelde verbindingen, private bestandsopslag, controles op bestanden en versies, auditregistratie, back-ups en herstelprocedures.
Geen enkele beveiliging biedt een absolute garantie. Bij een incident onderzoeken we de omvang, beperken we mogelijke schade en beoordelen we of melding aan betrokkenen of de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht is.
Het platform kan automatisch prijzen, verzendregels en een voorlopige btw-behandeling berekenen en een btw-nummer via VIES controleren. Deze controles ondersteunen de offerte en administratie.
CustomMarkers neemt geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of de betrokkene anderszins aanzienlijk treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Een offerte, afwijking of blokkade kan door een beheerder worden gecontroleerd.
Je kunt via info@custommarkers.eu verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar, voor zover het betreffende recht van toepassing is. Je kunt toestemming ook intrekken en altijd bezwaar maken tegen direct marketing.
We reageren in beginsel binnen één maand. Om gegevens veilig te beschermen kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit en bevoegdheid vast te stellen. Gegevens die nog nodig zijn door een wettelijke bewaarplicht, overeenkomst, claim of beveiligingsbelang kunnen niet altijd direct worden verwijderd.
Ben je niet tevreden over onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. Materiële wijzigingen worden op de website bekendgemaakt en nieuwe toestemming wordt gevraagd wanneer dat verplicht is.